Ympäristökriteerien huomioiminen museoiden hankinnoissa

Julkisyhteisöjen hankintoja säätelee Euroopan unionin hankintalainsäädäntö ja siihen pohjautuva hankintalaki (1397/2016). Hankintalain säännökset koskevat hankinta-arvoltaan yli 60 000 euron tavara- ja palveluhankintoja. Kynnysarvon alittavien hankintojen eli pienhankintojen tekemistä kunnat ohjaavat hankintaohjeilla. Museoissa tarvittavat säilytyskalusteet, konservointivälineistö tai pienoismallit ovat tyypillisiä pienhankintoja.

Hankintaohjeen kattamisala on usein laaja, sillä hankintojen avulla kunta pystyy edistämään hyväksi katsomiaan tavoitteita. Lautakuntien tekemät linjaukset kestävän kehityksen edistämisestä tai hiilineutraaliusvaateista voidaan konkretisoida esimerkiksi kirjaamalla hankintaohjeeseen velvoite ympäristönäkökulman sisällyttämisestä kaikkiin hankintoihin.

Hankintaohjeissa kunnan yksiköt tyypillisesti velvoitetaan kilpailuttamaan euromääräisesti pienetkin hankinnat vähintään pienkilpailutuksena. Velvoitteen avulla pyritään takaamaan kunnan hankintatoiminnan avoimuus ja läpinäkyvyys sekä tarjoajien tasapuolinen kohtelu.

Ympäristökriteerien luokittelu ja vaikuttavuus

Museoissa hankintojen ympäristönäkökulmat herättävät monia kysymyksiä. Mistä löytyy museotoimintaan soveltuvia ympäristökriteereitä, ja miten haluttu näkökulma kilpailutuksessa ilmaistaan? Museoalalle soveltuvista ympäristökriteereistä ei ole olemassa ohjeistusta tai kriteerikirjastoa, mistä syystä kriteereitä on lainattava muiden toimialojen hankintakäytänteistä. Lähtökohtia pohdintaan löytyy valtion kestävän kehityksen yrityksen Motivan sivuilta sekä kestäviä julkisia hankintoja kehittävän KEINO-osaamiskeskuksen esimerkeistä.

Hankintojen ympäristökriteereitä luokitellaan eri tavoin. Kriteerit voidaan kohdistaa materiaalin elinkaareen tai valmistusprosessiin, tuotteen energiatehokkuuteen, luomutuotteiden käyttöön tai yrityksen toiminnalle asetettuihin ympäristövaatimuksiin.

Ympäristökriteereihin kytkeytyy usein sosiaalisen vastuun ulottuvuus, sillä sertifioidun raaka-aineen valinnalla vaikutetaan ympäristöasioiden lisäksi raaka-ainetta tuottavan maan työoloihin.

Ympäristökriteereitä asetettaessa on tärkeää pohtia, mihin ympäristöasiaan hankinnalla halutaan tai kyetään vaikuttamaan. Kriteerin merkitys ympäristön kannalta korostuu, mikäli kriteeri asetetaan hankinnan ehdottomaksi vaatimukseksi. Tällöin tarjous hylätään, jos kriteeri ei täyty. Mikäli ympäristökriteeri on hankinnalta toivottava lisäominaisuus, sen vaikutus ympäristöasioihin on vähäisempi.

Kuva: Denis Kovalev / Unsplash

Museaalisten vaatimusten suhde ympäristökriteereihin

Museotyössä käytettävien materiaalien yleisissä hankintakriteereissä painottuvat tuotteiden fyysiset ominaisuudet. Materiaalien on oltava neutraaleita, tuotteista ei saa haihtua museaalista aineistoa vahingoittavia haitta-aineita, minkä lisäksi tuotteen käyttöiän on oltava pitkä. Näistä syistä museoiden säilytyskalusteiden materiaali on tyypillisesti polttomaalattua terästä tai lehtipuuta. Samasta syystä MDF-levyn sekä kumi- ja muoviosien käyttö pyritään minimoimaan. Kriteerien taustalta löytyvät kulttuuriaineistojen hoidon yleiset vaatimukset eli tarve luoda säilytystiloihin museaalisen materiaalin pitkäaikaista säilymistä tukevat olosuhteet.

Vaatimukset sertifioidun puumateriaalin käytöstä kuormalavoissa tai luomupuuvillan käytöstä tekstiilien pukupusseissa voidaan nähdä samalla sekä ympäristökriteereinä että museoalalla käytettävien materiaalien yleisinä hankintaehtoina. Museoalan yleiset vaatimukset käytettävien materiaalien neutraaliudesta ja pitkästä elinkaaresta tarjoavat hyvän lähtökohdan kehittää toimialalle soveltuvaa spesifiä ympäristökriteeristöä.

Elinkaariajattelu ja hankinnan hinta

Materiaalin elinkaariajattelun lähtökohta on tarkastella tuotteen ympäristövaikutuksia raaka-aineiden tuotantovaiheesta tuotteen poistoprosessiin asti. Hankintojen elinkaariajatteluun liittyvät kriteerit vastaavat kysymykseen, miten tuotteen tai palvelun valmistus-, käyttö- tai poistoprosessin ympäristöystävällisyyteen voidaan hankintakriteereillä vaikuttaa.

Museoiden hankinnoissa elinkaariajattelu voidaan toteuttaa kytkemällä hankintakriteerit raaka-aineen alkuperään (esim. puutavara sertifioiduista metsistä, vältetään riskimaista saatavaa terästä), tuotteen käyttöikään ja korjattavuuteen (esim. varaosien saatavuusaika, ehkäisevä kunnossapito) tai ylläpitokustannusten ennakoitavuuteen (esim. energiankulutus). Ympäristönäkökohtia voidaan nostaa esiin tarjouspyynnön vähimmäisvaatimuksissa, tarjousten vertailuperusteissa ja sopimusehdoissa. Elinkaariajattelu soveltuu hyvin museoiden pitkäikäisille hankinnoille, esimerkiksi säilytyskalusteille ja vitriinistöille.

Elinkaariajatteluun kytkeytyvien kriteerien avulla pyritään myös saamaan takeet siitä, että tavaran toimittaja huolehtii vastuullisesti edustamansa tuotteen koko elinkaaresta. Elinkaarikustannukset huomioivan hankinnan hankintahinta saattaa olla kalliimpi kuin verrokkituotteen, sillä ympäristövastuun huomioimisen edut konkretisoituvat vasta pidemmällä aikavälillä. Kunnallisessa toimintaympäristössä hankintojen pitkäjänteinen suunnittelu on tästä syystä avainasemassa.

Soveltuvien ja tarjoajat yhdenvertaiseen asemaan saattavien kriteerien löytäminen on usein työlästä, eikä tiukkojen kriteerien asettaminen euromääräisesti pienten hankintojen kohdalla ole aina perusteltuakaan. Yksinkertainen keino on asettaa hankintakriteeriksi virallinen ympäristömerkki, esimerkiksi Joutsenmerkki. Ympäristömerkki kertoo, että tuotteen tai palvelun elinkaarenaikaiset ympäristövaikutukset on huomioitu. Tarjoajaa voi myös pyytää nostamaan esiin yrityksen ympäristöohjelmasta tai vastaavasta kestävää kehitystä edistäviä käytänteitä. Kriteerien asettamisessa on tärkeä huomioida, että kaikki toimijat pääsevät mukaan tarjouskilpailuun julkisia hankintoja koskevien avoimuus- ja syrjimättömyysperiaatteiden mukaisesti.

Kuva: Austin Poon / Unsplash

Logistiikka ja jätehuolto koskettavat kaikkea hankintaa

Logistiikkaan nivoutuvista näkökulmista löytyy hyviä ympäristökriteereitä, koska lähes kaikkeen hankintaan sisältyy kuljetusta. Kuljetusten energiatehokkuuteen liittyen tarjoajilta voidaan edellyttää selvitystä yrityksen kuljetusreittien optimoinnista tai kuljettajien suorittamista taloudellisen ajon kursseista. Kriteeriksi voidaan asettaa myös matalapäästöiset ajoneuvot (ajoneuvojen päästövaatimusluokat) tai uusiutuvia polttoaineita käyttävät ajoneuvot. Mitä enemmän hankintaan sisältyy kuljetusta, esimerkiksi huoltokäyntejä, sitä merkittävämpi painoarvo logistiikkaan liittyville ympäristökriteereille voidaan asettaa.

Myös yrityksen vastuullisuus jätehuollon osalta on varteenotettava kriteeri. Museot teettävät runsaasti painotuotteita, joiden valmistuksessa käytetään liuottimia, värejä ja lakkoja. Hankinnan ympäristökriteeristö voidaan tällöin rakentaa niin, että tarjouskilpailussa pärjätäkseen yrityksen on osoitettava huolehtivansa vastuullisesti tuotannossa syntyvästä ongelmajätteestä.

Tarjouspyynnössä voidaan kysyä, onko yrityksellä ympäristöpolitiikka, nimetty ympäristövastaava ja jätehuoltosuunnitelma, jolla varmistetaan jätteiden asianmukainen lajittelu. Isot painotalot voivat poimia vastaukset ISO 14001 -standardin mukaisesta ympäristöohjelmastaan, pienyritykset vastaavat kysymyksiin omien toimintamalliensa mukaisesti.

Kriteeristön tason asettamisen haasteet

Hankintaan soveltuvien ympäristönäkökulmien asettaminen on usein vaikeaa. Apuna voi käyttää markkinavuoropuhelua, jonka avulla suunnitelmien toteuttamiskelpoisuutta ja kriteeristöjä voi dialogia käyden hioa mahdollisten tarjoajien kanssa ennen tarjouspyynnön tekemistä. Kaikkien tarjoajien tasapuolinen kohtelu on kuitenkin varmistettava ja avoimuuden periaatetta noudatettava. Prosessin kulku on aiheellista dokumentoida.

Tarjouspyynnön tekijän on myös tarvittaessa pystyttävä perustelemaan tarjoajille syyt hankintakriteerien valinnalle. Kriteerien on siksi hyvä pohjautua konkreettisiin, käyttäjän omasta kokemusmaailmasta kumpuaviin havaintoihin ja tarpeisiin. Tällaisia ovat vaikkapa tuotteen pitkäikäisyyden takaavat tekijät tai vaatimus yrityksen ympäristövastuullisuudesta. Raaka-aineen valmistusprosesseihin tai riskimaahankinnan sosiaaliseen vastuullisuuteen liittyvien kriteerien käyttö edellyttää usein hankinta-ammattilaisen mukanaoloa prosessissa. Kriteerien vaikuttavuustasoa voi museo nostaa hankittavan tuotteen toimialan tultua tutuksi.

Kuva: Dichatz / Unsplash

Ympäristökriteereillä ohjataan markkinoiden toimintaa

Kunnat voivat hankinnoillaan edistää ympäristöasioita sekä työ- ja ihmisoikeuksien toteutumista riskimaatuotannossa. Ympäristökriteerien asettamisella kunta myös viestii, että kilpailussa pärjätäkseen yritysten on jatkuvasti kehitettävä ympäristötietoisuuttaan. On oletettavaa, että jatkossa ympäristöseikkojen painoarvo hankintakriteerinä tulee korostumaan erityisesti aloilla, joilla kilpailu markkinaosuuksista on kovaa.

EU näkee julkisyhteisöjen roolin kestävän kehityksen edistäjinä merkittävänä. Hankintadirektiivi linjaa näin: “Hankinnoilla voidaan vaikuttaa kestävään kehitykseen, toimia esimerkkinä ja vaikuttaa markkinoiden toimintaan. Tästä syystä julkisten hankintayksiköiden tulisi ottaa huomioon kestävän kehityksen näkökulmat päätöksenteossaan, mukaan lukien elinkaarihallinta.” (Direktiivi 2014/24/EU, 66).

Kuntatalous on osa julkista taloutta ja siksi kunnallisten museoiden hankinnoilla – myös pienillä – on merkitystä.