Arkistot museokokoelmien osana

Suomalaisten kulttuurihistoriallisten museoiden kokoelmissa on melko yleisesti esineiden ja valokuvien ohella paremminkin arkistolaitoksen tallennusvastuualueelle kuuluvaa asiakirja- ja arkistoaineistoa. Tähän liittyen tein viime vuonna (2020) valmistuneen pro gradu -tutkielmani Museoihin arkistoidut Itä-Suomen yliopistolle asiakirjallisesta kulttuuriperinnöstä valtakunnallisten vastuumuseoiden kokoelmissa.

Tutkielmassani tarkastelin valtakunnallisten vastuumuseoiden kokoelmiin tallennettujen arkistoaineistojen laajuutta, kartuntaa ja sisältöä sekä näiden arkistokokoelmien hoitoon käytössä olevia resursseja. Tutkin myös tallennuspäätösten taustalla vaikuttavaa arkistoaineiston arvonmääritystä sekä sitä, miten museoihin tarjotun asiakirjallisen kulttuuriperinnön arvonmääritys suhteutuu aineistojen todellisiin tai oletettuihin käyttötarkoituksiin museon toiminnassa.

Lähdeaineistoni koostui valtakunnallisille vastuumuseoille lähetetystä kyselystä, vastuumuseoiden julkisista kokoelmapoliittisista ohjelmista ja teemahaastatteluista, joihin valikoitui arkistotyötä tekeviä museoammattilaisia neljästä eri museosta. Tutkimuskohde rajautui siten, että museon omassa toiminnassa syntyvä ns. virka-arkisto ja siihen liittyvä museon asiakirjahallinto jäivät tarkastelun ulkopuolelle, samoin museoiden valokuva-arkistot.

Museoarkiston muotokuva

Kyselyvastausten mukaan Suomen seitsemässätoista valtakunnallisessa vastuumuseossa on yleisimmin muutamista kymmenistä hyllymetreistä reiluun sataan hyllymetriin arkistoaineistoa. Suomen Ilmailumuseossa, Teatterimuseossa ja Urheilumuseossa arkiston laajuus ylittää peräti tuhannen hyllymetrin rajan.

Useimmissa tutkituista museoista arkistoaineiston kartunta kokoelmiin on ollut pääsääntöisesti passiivisluonteista; aineistoa on otettu vastaan silloin, kun sitä on museolle tarjottu. Tällaiseksi arkistojen hankintapolitiikkaansa kuvaili 77 prosenttia kyselyyn vastanneista museoista. Pääasiallinen kartuntatapa ovat arkistonkin suhteen lahjoitukset, kuten muidenkin museo-objektien kohdalla. Asiakirja-aineistoa museoihin luovuttavat yksityishenkilöt ja järjestöt, taide- ja muotoilualaa edustaviin museoihin muita useammin myös yritykset. Julkishallinnolta peräisin olevan aineiston määrä museoissa on pieni, mikä johtuu arkistolainsäädännöstä: pysyvästi säilytettävät asiakirjat on siirrettävä varsinaisen arkistolaitoksen säilytykseen, kuten Kansallisarkistoon.

Museoiden ja varsinaisten arkistojen välinen tallennustyönjako on 2010-luvun lopulta alkaen ollut esillä mm. Tako-verkostossa. Valtakunnallisista vastuumuseoista ainakin Urheilumuseon yhteydessä toimiva Suomen Urheiluarkisto ja Teatterimuseo ovat olleet aktiivisia yksityisarkistojen hankintapoliittisessa yhteistyössä. Vastuumuseoiden ja yksityisarkistojen välisiä tallennusrajapintojen risteämisiä tunnistetaan useissa museoissa, vaikkapa suhteessa Suomen elinkeinoelämän keskusarkisto Elkaan.

Museaalisten arkistojen sisällä näyttäisi yhtenä keskeisimmistä asiakirjatyypeistä nousevan esille erilaiset piirustukset ja luonnokset. Monista vastuumuseoista löytyvien teknisten piirustusten ja tuotesuunnittelijoiden originaaliluonnosten ohella aivan oma lukunsa ovat arkkitehtuurimuseon puolisen miljoonaa rakennuspiirustusta. Arkistoihin sisältyy paljon myös painateaineistoa, kuten koneiden ja laitteiden käyttöohjekirjoja sekä tuotekuvastoja. Henkilöarkistoissa on esimerkiksi kirjeitä ja päiväkirjoja, järjestöiltä niiden toimintaan liittyviä asiakirjoja. Merkittävä osa museoiden arkistokokoelmia ovat erilaisissa muistitiedon keruuhankkeissa ja nykydokumentoinnissa, paljolti museoiden omina projekteina, kertyvät aineistot.

Arkistojen arvosta

Valtakunnallisten vastuumuseoiden tallennuspäätökset niihin tarjotun arkistoaineiston suhteen vaikuttavat kiteytyvän etenkin kahteen kriteeriin. Ensinnäkin tarkastellaan arkiston sopivuutta museon tallennusvastuualueeseen (ja aineiston yhteiskunnallista merkittävyyttä), toiseksi nousee esille arkistoaineiston tarjoama hyöty museon toiminnalle. Monissa tapauksissa myös museon käytössä olevat resurssit voivat olla hyvinkin ratkaiseva asia arkistojen vastaanottopäätöksiä tehtäessä. Kyselyvastauksissa lähes puolet museoista nosti tilaresurssit kolmen tärkeimmän punnittavan asian joukkoon.

Museon käytössä olevaa arkistonhoidollista työpanosta ei sen sijaan pidetty läheskään yhtä ratkaisevana hankintoja tehtäessä. Muutama vastuumuseo on linjannut ottavansa vastaan vain arkistonmuodostajan valmiiksi järjestämiä arkistoja. Toisaalta tämä nähdään paikoin kohtuuttomana vaatimuksena esimerkiksi pienten järjestöjen tai yksityishenkilöiden suhteen ja jopa potentiaalisena vaaratekijänä arkistoaineistojen säilymiselle.

Arkistojen arvonmäärityksessä tarkasteltavat hyödyt vastuumuseon toiminnalle liittyvät usein arkistoaineiston potentiaaliin tutkimuksen tukena, lähdeaineistona; monessa museossa vielä korostuneemmin museon sisäisesti kuin ulkopuolisen tutkimuksen palveluksessa. Kyselyn perusteella ainoastaan kaksi museota tunnisti arkistonsa keskeiseksi käyttäjäryhmäksi museon ulkopuolisen asiakaskunnan.

Sen sijaan vastuumuseoista yli puolet nimesi arkistokokoelmansa ensisijaiseksi käytöksi museon sisäisen käytön. Kun huomioidaan vielä ne museot, joiden mielestä sisäinen ja ulkoinen käyttö ovat yhtä tärkeitä, nousee sisäisen käytön tärkeyttä enemmän tai vähemmän painottavien osuus vastuumuseoista lähes 85 prosenttiin.

Millaista tuo sisäinen käyttö sitten on? Keskeisimpänä käyttömuotona nousee esille tietopalvelu. Käsite on osittain päällekkäinen ulkopuolisen tutkimuskäytön kanssa, joka puolestaan sijoittui kyselyvastauksissa toiseksi yleisimmäksi museoiden arkistokokoelmien käyttötavaksi, tasapäin näyttelytoiminnan kanssa.

Arkiston funktio tietopalvelun tai tutkimuksen lähteenä onkin museoiden näkökulmasta merkittävin arkistoaineistolle käyttöarvoa luova tekijä. Siihen, kuinka merkittävä osuus ulkopuolisilla tutkijoilla ja muilla asiakkailla on museoarkistojen käyttäjäryhmissä, vaikuttaa merkittävästi museoarkistojen tunnettuus sekä se, kuinka paljon näkyvyyttä museoiden arkistoaineistoilla on yleisölle suunnatuissa hakupalveluissa, kuten Finnassa.

Yhä 2020-luvun taitteessa arkistoaineistojen luettelointiaste oli vastuumuseoissa verrattain matala. Suurehko enemmistö museoista tunnusti arkistojensa luettelointiasteeksi korkeintaan puolet kokonaismäärästä. Näistä julkisiin tietokantoihin tai hakupalveluihin oli viety vain murto-osa. Kyselyyn vastanneista vastuumuseoista peräti 62 % ei ollut vienyt arkistokokoelmansa luettelointitietoja yleisön nähtäville lainkaan. Tässäkin juurisyyt palautunevat museoarkistojen yleensä suhteellisen vaatimattomiin resursseihin.

Kolmen kerroksen museoita

Vaikka arkistoaineistoa on verrattain paljon valtakunnallisten vastuumuseoiden kokoelmissa, näkee yli 60 prosenttia vastaajista arkiston joko hieman tai selvästi toissijaisena muihin kokoelmiin, kuten esineisiin tai valokuviin, nähden. Tämä ei liene millään muotoa pelkkä asennekysymys, vaan vastuumuseoissa yleinen arkistonhoidollisten resurssien pienuus vaikuttaa osaltaan taustalla. Luonnollisesti myös varsinaisen arkistolaitoksen rooli arkistoaineistojen ensisijaisena tallentajana on tässä taustatekijänä.

Valtakunnallisista vastuumuseoista on mahdollista tehdä karkeaa kolmijakoa sen suhteen, miten ne tallennustoiminnassaan suhtautuvat arkistoaineistoihin. Voimakkaimmin arkistotoimijana profiloituvat Urheilumuseo ja Teatterimuseo, joista ensin mainittu saa Urheiluarkistolleen myös yksityisarkistoille myönnettävää valtionapua, ja Teatterimuseokin on sellaista asemaa aikanaan harkinnut. Kumpikin näistä museoista kantaa eksplisiittisesti vastuuta oman erikoisalansa arkistoaineistojen säilymisestä toimien samalla merkittävänä resurssina ulkopuolisellekin tutkimukselle. Lähelle tätä ensimmäistä kategoriaa vastuumuseoiden joukossa yltävät rakennustaidetta tallentavat museot, Arkkitehtuurimuseo ja Alvar Aalto -museo, joissa niiden luonteestakin johtuen säilytetään merkittäviä määriä arkistoaineistoja ja suuntaudutaan myös ulkopuolisen tutkimuksen palvelijaksi.

Toinen vastuumuseoiden ryhmä suhteessa arkistotoimintaan on paljon laajempi. Sitä luonnehtivat museoarkistojen keskeisyys enemmänkin museon oman toiminnan palveluksessa, kuten sisäisessä tutkimuksessa, tietopalvelussa, muiden kokoelmien luetteloinnissa tai näyttelytoiminnassa. Kolmanteen ryhmään voidaan lukea ne muutamat valtakunnalliset vastuumuseot, jotka ovat ”ulkoistaneet” alansa arkistotallennuksen pääasiallisesti muille toimijoille. Tällaisia ovat Saamelaismuseo Siida ja Työväenmuseo Werstas, joille kyseinen toimintatapa onkin hyvin luonteva, onhan työväenperinteelle ja saamelaiskulttuurille Suomessa olemassa nimenomaisesti omat arkistolaitokseen lukeutuvat tallentajansa.