Yksityisarkistojen arvonmääritys

Museot käsittelevät ja säilyttävät esineiden lisäksi monipuolisia yksityisarkistoaineistoja. Miten ja millä perusteella museoissa seulotaan vastaanotettavaa arkistoaineistoa, jonka arvon määrittely vaatii lähes poikkeuksetta tapauskohtaista harkintaa?

Säilyttäminen ja säilytettävän aineiston arvon määrittäminen – oli kyseessä sitten museo-, kirjasto-, arkisto- tai yleisesti kulttuurihistoriallinen arvo – kuuluu kulttuuriperintöä tallentavien organisaatioiden keskeisiin tehtäviin. Niin museoiden, arkistojen kuin myös kirjastojen kokoelmatyötä ohjaa kysymys siitä, mitä säilytetään ja millä perusteella.

Kaikilla muistiorganisaatioilla on omat lakisääteiset tehtävänsä, johon niiden kokoelma- ja hankintapolitiikka perustuu. Yleistäen voi sanoa, että museot tallentavat esineitä, arkistot julkisia ja yksityisiä asiakirjoja ja kirjastot kirjoja ja painotuotteita sekä ääni- ja kuvatallenteita. Mutta on olemassa myös aineistoryhmiä, jotka ovat jossain määrin kaikille muistiorganisaatioille yhteisiä. Eräs tällainen on yksityisarkistot.

Yksityisarkistoja kuuluu kaikille muistiorganisaatioille

Pääasiallisesti yksityisarkistoja vastaanottavat ja säilyttävät yksityiset valtionapuarkistot sekä Kansallisarkisto. Niiden lisäksi yksityisiä henkilö-, suku- tai yhteisöarkistoja on kaupungin- ja yliopistokirjastojen ja Kansalliskirjaston kokoelmissa.

Myös maamme valtakunnallisiin ja alueellisiin vastuumuseoihin sekä paikallisiin niin ammatillisesti kuin ei-ammatillisesti hoidettuihin museoihin on tallennettu eri tyyppisiä yksityisarkistoaineistoja. Pääosin lahjoituksina kertyneet arkistoaineistot sisältävät tyypillisesti erilaisia asiakirjoja ja dokumentteja sekä kunkin museon tallennusalueesta riippuen niille ominaisia erikoisaineistoja.

Mutta miten museoissa määritellään yksityisarkistoaineistojen arvo ja millaisin kriteerein aineistoa mahdollisesti seulotaan?

Case: Lapuan taidemuseo

Tutkin viime syksynä Jyväskylän yliopistoon tekemässäni maisterintutkielmassa taiteilijan yksityisarkiston arvonmääritykseen ja seulontaan liittyviä kysymyksiä. Tutkimusaineistona oli kuvataiteilija Antti Ojalan (s.1935) Lapuan taidemuseolle lahjoittama arkistoitavaksi tarkoitettu aineisto. Ojala on siis tässä tapauksessa sekä arkistonmuodostaja että aineiston lahjoittanut taho.

Museo oli jo aiemmin tallettanut laajan otoksen lapualaislähtöisen Ojalan taiteellista tuotantoa, ja arkistoaineisto oli tullut museolle taideteosten ohessa. Museolla ei kuitenkaan ollut aiempaa kokemusta taidehistoriallisten asiakirja-arkistojen tallentamisesta, joten laadin tutkielmaani myös sillä ajatuksella, että siitä olisi museolle jatkossa apua suuntaa antavana ohjeena samankaltaisten aineistojen seulonnassa.

Ojalan yksityisarkistoa on tarkoitus myöhemmin hyödyntää lahjoitussopimuksessa määritellyissä puitteissa niin tutkimuskäytössä kuin mahdollisesti näyttelytoiminnassa.

Aineistoon ja arkistonmuodostajaan tutustuminen

Aloitin työn inventoimalla taidemuseon säilytystiloissa sijainneen aineiston. Ojalan museolle toimittama aineisto oli muutamaa poikkeusta lukuunottamatta paperimuodossa, joten sähköisiin yksityisarkistoaineistoihin ja niitä koskeviin arvonmäärityskysymyksiin en työssäni perehtynyt.

Kävin pahvilaatikoihin pakatun aineiston tarpeen vaatimalla tarkkuudella läpi ja laadin samalla inventointiluettelon. Usein jälkikäteen tapahtuvassa eli taannehtivassa seulonnassa aineisto järjestetään jo inventointivaiheessa alustaviin arkistosarjoihin. Ajan- ja tilankäyttöön liittyvistä syistä johtuen suoritin Ojalan arkiston kohdalla varsinaisen aineiston järjestämisen vasta inventointivaiheen jälkeen. Lisäksi aineisto oli jo taiteilijan toimesta osittain järjestetty.

Yksityistä arkistoaineistoa valaisevan (muisti)tiedon kerääminen jossain vaiheessa seulontaprossia on suositeltavaa, jos siihen on mahdollisuus. Niinpä haastattelin jo aineiston inventointivaiheessa Ojalaa. Haastatteluissa hän kertoi suhteestaan säilyttämiseen ja kulttuuriperinnön tallentamiseen sekä pohti arkistoaineiston ja varsinaisen taiteellisen tuotannon välistä suhdetta. Lisäksi hän kertasi henkilöhistoriaansa ja taiteilijauraansa. Haastattelutallenteet on tarkoitus liittää myöhemmin osaksi arkistoa.

Haastatteluiden yhteydessä kävimme yhdessä läpi myös sellaista arkistoitavaksi tarkoitettua aineistoa, jota taiteilija ei vielä halunnut lahjoittaa Lapuan taidemuseolle pysyvään säilytykseen. Yhteistyötä taiteilija Ojalan kanssa onkin tarkoitus jatkaa mahdollisen lisälahjoituksen yhteydessä.

Yhteistyö elävän arkistonmuodostajan kanssa ja työhön liittyvät eettiset kysymykset

Taiteilija Ojala suhtautui myötämielisesti ja luottavaisesti työhöni hänen aineistonsa parissa. Usein kuulemani tokaisu oli ”sinä päätät”, tiedustellessani hänen omia toiveitaan koskien aineistoa ja sen säilyttämistä.

Tuohon sanapariin tiivistyy osuvasti yksityisen arkistoaineiston arvonmääritystä ja seulontaa suorittavan toimijan valta ja vastuu. Arkistonhoitaja käsittelee toisen ihmisen ainutlaatuisesta elämästä kertovaa, mahdollisesti hyvinkin henkilökohtaista aineisto ja tekee sitä koskevia päätöksiä.

Ilman oman aseman ja siihen liittyvien vallankäytöllisten ulottuvuuksien ymmärrystä, on arkistonhoitajan hankala muodostaa luottamuksellista ja vuorovaikutteista suhdetta arkistonmuodostajaan tai lahjoittajaan ja toimia ammattieettisten periaatteiden mukaisesti. Ja vaikka arkistonhoitaja tekisikin lopulliset päätökset säilytettävästä aineistosta, on elossa olevan arkistonmuodostajan kanssa työskentely aina jossain määrin yhteistyötä; aineiston paras asiantuntija on kuitenkin arkistonmuodostaja.

Teoria apuna käytännön työssä

Taiteilija Ojalan arkiston parissa tekemääni käytännön työtä viitoitti kirjailijoiden arkistoja tutkineen kanadalaisen arkistoteoreetikko ja arkistonhoitaja Catherine Hobbsin näkemys yksityisten arkistoaineistojen arvosta. Hobbsin mukaan yksityisten arkistoaineistojen arvo on sidoksissa siihen, miten hyvin aineiston luoneen tai synnyttäneen henkilön sisäinen maailma ja persoonallisuus käy ilmi yksittäisistä asiakirjoista ja dokumenteista.

Hobbsin näkemystä on yksityisarkistoja koskevassa arkistoteoreettisessa keskustelussa pidetty osittain ongelmallisena, koska se ei huomioi yksityisarkistoaineistoissa ilmenevän minuuden kontekstisidonnaisuutta ja siitä seuraavaa minuuksien moninaisuutta ja tulkinnallisuutta. Toisaalta Hobbsia on myös kiitelty yksityisten aineistojen arkistollista arvoa koskevien erityispiirteiden huomioimisesta ja ylipäätään yksityisarkistojen nostamisesta osaksi arkistotieteellistä keskustelua.

Puutteineenkin Hobbsin ”malli” tarjoaa mielenkiintoisen tavan tarkastella ja määritellä yksityisten arkistoaineistojen arvoa.

Aineiston arvon määrittely ja seulonta

Arkistoaineistojen seulonta perustuu tiettyihin kriteereihin joiden avulla säilytettävä ja hävitettävä aineisto erotellaan toisistaan. Taiteilija Ojalan arkiston kohdalla tekemiäni seulontapäätöksiä ohjasi Hobbsin mallin lisäksi Kansallisarkistossa vuonna 2011 laaditun yksityisarkistojen seulontaohjeen henkilöarkistoja koskeva osuus.

Kansallisarkiston ohjeeseen, jossa on myös huomioitu Hobbsin näkemyksen mukainen arkistonmuodostajan sisäistä maailmaa korostava seulontakriteeri, on koottu tyypillisimpiä henkilöarkistoihin sisältyviä aineistoja sekä niitä koskevia seulontaesimerkkejä.

Seulonta on aina tehtävä tapauskohtaisesti

Ohje on kätevä apuväline yksityisarkistojen seulontatyöhön, mutta kuten itse ohjeessakin todetaan, yksityisen aineiston seulontaa koskevat ratkaisut on aina tehtävä tapauskohtaisesti. Etenkin museoissa – joiden vastaanottamat yksityisarkistot saattavat sisältää tallennusalueesta riippuen aineistoa, joka on laadultaan epätavallista tai jonka arvo ja merkitys ovat tulkinnanvaraista – aineiston arvon lopullinen määrittely jää usein seulontaa suorittavan ammattilaisen asiantuntijuuden varaan.

Taiteilija Ojalan arkiston kohdalla tein varsinaiset aineiston arvonmääritystä ja seulontaa koskevat päätökset lopulta itsenäisesti, mutta sain taidemuseon henkilökunnalta tarvittaessa apua ja tukea ongelmatilanteissa. Seulontapäätökseni perustin Ojalan kanssa käymistäni keskusteluista ja haastatteluista kertyneeseen tietoon sekä hänen arkistoitavan aineistonsa toistuvaan lähiluentaan, joka on Hobbsin mallin mukainen aineiston arvonmäärityksen menetelmä.

Työn dokumentoinnin tärkeys

Yksityisarkistoihin kohdistuva arvonmääritys- ja seulontatyö on vääjäämättä luonteeltaan subjektiivista: se on sidoksissa aikansa yhteiskunnallisiin ja kulttuurisiin arvoihin sekä seulonnan suorittaneen toimijan omiin näkemyksiin – pyrki hän toimimaan miten objektiivisesti tahansa ja ammattieettisiä ohjeita noudattaen.

Hobbsin esittämä arvonmääritysmalli arkistonhoitajan henkilökohtaista tulkintaa korostavine piirteineen on tästä erinomainen esimerkki. Niinpä itse arvonmääritysprosessin ja sitä ohjaavien näkemysten ja periaatteiden riittävä dokumentointi on sekä työn suorittavan toimijan ja edustamansa organisaation toiminnan läpinäkyvyyden että pysyvästi säilytettävien aineistojen ymmärrettävyyden kannalta tärkeää.

Työn dokumentoinnissa tulisi ottaa huomioon myös hävitettävä tai arkistonmuodostajalle palautettava aineisto. Koska esimerkiksi tulevia tutkimustarpeita ja -näkökulmia on mahdoton ennustaa, voi pois seulotusta aineistosta laadituilla luetteloilla olla ennalta-arvaamaton arvo tulevaisuudessa.

Tarvitaanko museoille räätälöityä yksityisarkistojen seulontaohjetta?

Kaiken museoiden kokoelmatyössä tapahtuvan arvottamisen ja hävittämisen yksityiskohtainen dokumentointi ei tietenkään ole mahdollista. Etenkin pienissä organisaatioissa, joissa henkilökuntaa on vähän, jää kokoelmatyö helposti muun päivittäisen työn jalkoihin; sitä tehdään, jos aikaa jää.

Mutta jos museoissa tehdään yksityisiä arkistoaineistoja koskevaa arvonmääritys- ja seulontatyötä, onko sitä dokumentoitu? Onko museokontekstiin sijoittuvien yksityisarkistojen vastaanotosta ja käsittelystä ylipäätään olemassa dokumentteja, vai perustuuko työ organisaatiokohtaiseen hiljaiseen tietoon ja kenties edellä mainitun Kansallisarkiston omaa tarvetta varten laadittuun seulontaohjeeseen ja sen pohjalta tehtyihin tapauskohtaisiin ratkaisuihin.

Edellä mainitut kysymykset sekä oma kokemukseni museokontekstiin sijoittuvasta yksityisen arkistoaineiston seulontatyöstä herättävät lisäkysymyksen: tulisiko museoille laatia niille räätälöity suuntaa antavaa yksityisarkistojen seulontaohje, jossa olisi kootuin esimerkein huomioitu museoissa arvotettavien arkistoaineistojen erityspiirteet sekä suhde muuhun kokoelmaan?

Arkistoaineistoon liittyvän asiantuntemuksen ja ohjeistuksen puuttuessa vaarana voi olla se, että esimerkiksi taidemuseoille lahjoitettaviin taiteilijajäämistöihin sisältyvät arkistoaineistot jätetään kokonaan tai osittain vastaanottamatta tai ohjataan toisaalle, jolloin arvokkaat aineistokokonaisuudet hajoavat tai pahimmillaan katoavat lopullisesti.

Mahdollisessa museoille laadittavassa yksityisarkistojen seulontaohjeessa olisi mahdollista käsitellä perinteisten paperisten aineistojen rinnalla myös sähköisten yksityisarkistoaineistojen arvonmääritystä ja seulontaa koskevia ajankohtaisia kysymyksiä, sillä ymmärtääkseni minkäänlaista niitä koskevaa kansallista yleisohjeistusta ei ole vielä tällä hetkellä olemassa.

Kuvatun kaltainen seulontaohje voitaisiin laatia muistiorganisaatioyhteistyössä, jolloin yksityisten arkistoaineistojen kanssa työskentelevät museot, arkistot ja kirjastot voisivat yhdessä etsiä ratkaisuja sähköisiä yksityisarkistoaineistoja koskeviin ongelmiin.

 

Kommentti




  

Kirjoittaja


Mikko Valo on Jyväskylän yliopiston arkistonhallinnan maisteriohjelmasta keväällä 2020 valmistuva taidehistorian opiskelija.